Inkoopfacturen

Voor het boeken van UBL Inkoopfacturen wordt de functie Financiële Programma's ==> 1202 UBL Inkoopfacturen gebruikt.

Deze functie is alleen zichtbaar op het menu indien de Optie UBL is aangeschaft.

UBL Knop

Een te verwerken UBL factuur moet eerst worden ingelezen vanuit een toegestuurd XML bestand.
Op het scherm staat dan ook een knop UBL 2.0 waarmee het bestand kan worden gezocht en geopend.

Nadat het bestand is geselecteerd en geopend zullen een aantal gegevens uit het bestand op het scherm worden getoond. Hiermee kan worden bepaald of het inderdaad om een inkoopfactuur gaat die voor dit bedrijf is bedoeld.

In het UBL bestand staat het KvK nummer van de afzender van de factuur. Indien dit KvK nummer bekend is bij een crediteur in KOMAS zal KOMAS automatisch het relatienummer invullen.

Indien het om een juiste factuur gaat kan via de knop Nieuw een nieuw intern factuurnummer worden bepaald en kan op de knop Regelinvoer worden geklikt om het regelscherm te openen.

Periode

De periode wordt standaard door het programma bepaald aan de hand van de factuurdatum. Maar de periode kan op dit scherm (vooruit of achteruit) worden aangepast.

Indien de periode in een ander boekjaar valt dient het boekjaar wel te zijn geopend of nog niet te zijn afgesloten.

Verdelen over

Hier kan worden aangegeven over hoeveel periodes (maanden) de bedragen die in de factuur zullen worden opgegeven moeten worden verdeeld.

Bij het opslaan van de regels zal het bedrag worden verdeeld in het aantal opgegeven delen en zullen per periode regels worden aangemaakt met het berekende bedrag. Een eventuele afronding wordt op de laatste periode geboekt.

Tonen PDF

Het kan zijn dat in het XML bestand dat de UBL factuur vormt ook een PDF is opgenomen van de factuur. Als dat het geval is zal deze PDF automatisch worden getoond.

Regelscherm

Op het regelscherm zullen de factuurregels uit het UBL bestand worden getoond.

KOMAS zal alle regels uit het UBL bestand tonen en de eerste regel als te boeken regel op het invoerscherm zichtbaar maken. Veelal zullen alle gegevens al zijn ingevuld en hoeft de gebruiker alleen het grootboeknummer in te vullen waarop de regel moet worden geboekt.

Het rekeningnummer kan echter ook al door KOMAS worden ingevuld. Dat zal gebeuren indien van deze leverancier eerder een UBL Inkoopfactuur is verwerkt waarin hetzelfde item is geleverd. In dat geval heeft KOMAS de grootboekrekening onthouden en zal dezelfde grootboekrekening nu ook weer invullen.
Als dit het geval is zal KOMAS dit rekeningnummer vooraf al tonen in de kolom KOMAS van de te boeken regels.

Opslaan

Indien een grootboeknummer is ingevuld en de gebruiker is het eens met de overige gegevens, dan hoeft allen op Opslaan te worden geklikt om de regel op te slaan en de volgende regel in beeld te krijgen.

Dit gaat dan door totdat alle regels van de factuur zijn geboekt. Vervolgens kan via Einde factuur de factuur worden afgesloten en kan eventueel worden verdergegaan met de volgende factuur.