Workflows in KOMAS

Het is in KOMAS mogelijk om naar aanleiding van een ontvangen inkoopfactuur een workflow in te stellen voor de factuur. Dit betekent dat één of meer gebruikers een workflowactie krijgen toegewezen om de factuur goed te keuren alvorens deze betaalbaar wordt gesteld.

De bedrijfsbeheerder kan op allerlei verschillende manieren een configuratie maken om workflowacties te laten toekennen aan gebruikers. Daarnaast kan ook tijdens het invoeren van een inkoopfactuur of zelfs tijdens het goedkeuringsproces van de factuur nog een extra workflowactie worden toegekend aan een gebruiker.

Afhandelen workflow

Gebruikers die workflowactie toegewezen kunnen krijgen hebben toegang tot de functie 1408 Afhandelen Workflow.

Vooraf kunnen ze een mail ontvangen dat er af te handelen workflow acties voor ze klaar staan.

Inzoomen op details van de workflow

Door op een regel op het scherm te dubbelklikken kan worden ingezoomd op de details van de workflow op het tabblad Details.

Op dit tabblad kan de workflow worden goedgekeurd door op de knop OK te klikken. Daarna wordt dan teruggegaan naar het overzicht.
Wil men de workflow nog niet goedkeuren dan kan via de Annuleren worden teruggegaan naar het overzicht.

PDF bekijken

Door in de kolom PDF achter een factuur te dubbelklikken zal de PDF versie van de factuur worden geopend, zodat de gebruiker kan zien waarover de factuur gaat.
Het is afhankelijk van de configuratie van het systeem waar de PDF wordt geopend. Dit kan zijn in Acrobat Reader, maar het kan ook zijn dat de factuur wordt getoond in de DIMS Viewer.

Memo bekijken of toevoegen

Indien in de kolom Memo achter de factuur Ja staat is er ook een memo toegevoegd bij de factuur. Door te dubbelklikken in de kolom kan de memo worden getoond.

Op het moment dat een memo bij een workflow is geopend kan de gebruiker eventueel nog een extra memo bij de factuur aanmaken via de knop Nieuw.
Daarnaast is het mogelijk om nog een extra gebruiker naar de factuur te laten kijken door deze gebruiker ook een workflow actie voor deze factuur toe te kennen. Dit kan door een vinkje te zetten achter de naam van de betrokken gebruiker.

Ook is het mogelijk om een extra PDF aan de factuur toe te voegen. Dit kan door op het memoscherm op de knop PDF te klikken.
Er zal dan een scherm worden geopend waarop naar de PDF kan worden genavigeerd.

Accorderen

Indien de gebruiker akkoord is met de factuur kan een vinkje worden gezet in de kolom Sel achter de factuur. Vervolgens dient dan op Verwerken te worden geklikt om de gegevens op te slaan.

Het kan zijn dat door het accorderen door deze gebruiker een workflowactie voor deze factuur aan een volgende gebruiker zal worden toegekend. De volgende gebruiker staat ook vermeld op het scherm in de kolom Hierna naar. Deze gebruiker zal dan hierover een mail ontvangen.

Mocht dit de laatste workflow actie zijn voor deze factuur dan zal de factuur nu betaalbaar worden gesteld. Eventueel kan de crediteurenadministratie hierover per mail op de hoogte worden gesteld. Dit is afhankelijk van de configuratie door de bedrijfsbeheerder.

Logging workflow acties

Alle uitgevoerde workflow acties worden vastgelegd in het systeem met daarbij datum en tijd wanneer ze zijn uitgevoerd.

De bedrijfsbeheerder heeft een speciale functie om alle workflow acties te kunnen bekijken. Door middel van bepaalde filters kan heel nauwkeurig in de log worden gezocht.

Zie 4161 Logboek workflow acties voor een uitgebreide beschrijving van deze functie.