Financiële programma’s

In dit hoofdstuk worden de functies beschreven die in de dagelijkse praktijk worden gebruikt voor het voeren van de administratie.

Boekingen

Voor het boeken op dagboeken als Kas, Bank en dergelijke wordt de functie Financiële Programma's ==> 1100 Boekingen gebruikt.

Dagboek

Als eerste moet een dagboek worden gekozen waarop men wil gaan boeken. Door op de zoekknop te drukken wordt een lijst getoond met alle dagboeken waarop de gebruiker kan boeken.

Nadat een dagboek is gekozen zal rechtsboven op het scherm het begin- en eindsaldo worden getoond. Na iedere regel die wordt ingevoerd zal het eindsaldo worden bijgewerkt. Hiermee kan bijvoorbeeld aan het einde van een dagafschrift worden gecontroleerd of de boekingen juist zijn ingevoerd.

Nieuw

Het invoeren van nieuwe boekingen dient altijd te beginnen door op de knop Nieuw te drukken. Het programma zal dan automatisch een nieuw regelnummer invullen.
Vervolgens kunnen alle rubrieken op de regel worden ingevoerd en kan via de knop Opslaan de regel worden opgeslagen.

Het programma zal er na het opslaan van een regel van uitgaan, dat nog meer nieuwe regels worden ingevoerd. Pas als er wordt aangegeven dat een regel moet gewijzigd moet worden (dubbelklikken op de regel) zal uit de Nieuw mode worden gegaan.

Ophogen

Door de knop Ophogen te gebruiken kan het boekstuknummer automatisch met 1 worden verhoogd.

Kaskoppeling

Indien er een boeking moet worden gemaakt die eigenlijk bestemd is voor een ander bedrijf en er wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde Kaskoppeling, dan kan bij de rubriek Kaskoppeling het bedrijf worden gekozen waarvoor de boeking bestemd is.

Rekening

Afhankelijk van de rekening waarop wordt geboekt kan het scherm worden aangepast. Indien er een debiteuren- of crediteurenfactuur wordt afgeboekt zal worden gevraagd om een relatie en factuurnummer in te voeren. Wordt een betaling afgeboekt die via de KOMAS module Elektronisch Bankieren is aangemaakt, dan zal worden gevraagd om een KOMAS nummer in te voeren.

Tussenvoegen

Het is mogelijk om een regel tussen te voegen als er bijvoorbeeld een regel is vergeten te boeken. Door een regel onderaan het scherm aan te klikken wordt de knop Tussenvoegen aangezet. Door op die knop te drukken Zal een nieuwe regel worden tussengevoegd boven de aangeklikte regel.

Elektronische dagafschriften

Als er van een bankrekening elektronische dagafschriften zijn ingelezen (Elektronisch Bankieren => 1526 Inlezen Sepa Transacties) dan zal het programma proberen de regels automatisch te vullen. In het kader rechts op het scherm zal de informatie die van de bank is ontvangen worden getoond.

De rubrieken die niet automatisch kunnen worden gevuld zal de gebruiker zelf moeten invullen voordat op Opslaan gedrukt kan worden.

Afboeken facturen

Indien er inkoop- of verkoopfacturen moeten worden afgeboekt, dan zal als grootboekrekening de rekening Crediteuren dan wel Debiteuren worden gekozen.

Er verschijnt dan rubrieken in beeld waarin het totaal af te boeken bedrag, een relatienummer en een factuurnummer kunnen worden ingebracht.

Er zijn diverse mogelijkheden om achter het relatienummer te komen van de betaling. Het eenvoudigste is het als het relatienummer is vermeld bij de betaling. In dat geval kan het nummer bij de rubriek relatie worden ingegeven.

Indien er helemaal niets bekend is kan op de knop Zoeken worden gedrukt. Er zal dan in de openstaande posten worden gezocht naar een bedrag dat overeenkomt met het in de rubriek Betaald opgegeven waarde. Er zal een lijst getoond worden met posten waar er dan één uit gekozen kan worden.

Indien alleen het factuurnummer op het afschrift is gevuld kan dat ook worden ingevoerd in de rubriek factuur. Het is dan niet nodig om een relatienummer in te voeren. Dit zal het programma zelf vinden bij de factuur.

Meerdere facturen tegelijk afboeken

Indien een bedrag is betaald waarmee meerdere facturen worden betaald kan nadat het relatienummer is ingevoerd een scherm worden geopend via de knop met opschrift (...) waarop alle openstaande facturen van de relatie worden getoond.

Het programma zal zelf al voorstellen welke facturen met het bedrag kunnen worden afgeboekt. Uiteraard kan de gebruiker hier een wijziging in aanbrengen door bepaalde posten uit te vinken of aan te vinken.

Nadat men akkoord is met de af te boeken posten kan op de knop Verwerken worden gedrukt om daadwerkelijk boekingsregels aan te maken.

Afboeken

Indien er een betalingsverschil overblijft bij een betaling kan via de knop Afboeken een boeking op de systeemrekening Betalingsverschillen worden gemaakt.