Achtergrondtaken

KOMAS kent de mogelijkheid om een aantal achtergrondtaken te definiëren, zodat zaken zonder tussenkomst van de gebruiker worden uitgevoerd. In sommige gevallen is het handig om bepaalde taken bijvoorbeeld 's nachts uit te voeren als er geen gebruikers met KOMAS bezig zijn, maar ook kunnen zaken worden verzameld om op door de systeembeheerder te bepalen tijdstippen uit te voeren.

De volgende achtergrondtaken kunnen momenteel worden ingesteld:

EV11 - Actualiseren eVerbinding

Deze taak kan bij eVerbinding nieuwe facturen ophalen. Dit zou in de nachtelijke uren kunnen gebeuren, zodat de facturen 's morgens klaar staan voor de gebruikers om te gaan verwerken.

EV12 - Status updaten eVerbinding

Met behulp van deze taak kunnen statuswijzigingen van inkoopfacturen, die via eVerbinding zijn binnengekomen, naar het platform van het bedrijf bij eVerbinding worden gestuurd. Het gaat hier om statuswijzigingen als Betaalbaar als de inkoopfactuur in KOMAS betaalbaar is gesteld of Betaald als de factuur in KOMAS in een betaalbestand aan de bank is gestuurd.

EV13 - Huishouding SOAPLOG

Indien er met eVerbinding wordt gewerkt kan de systeembeheerder in overleg met de systeemontwikkelaar een logfile instellen waarin de berichten worden gelogd die tussen KOMAS en eVerbinding worden uitgewisseld.
Om deze logfile niet te groot te laten worden is het mogelijk om de logfile dagelijks met deze taak te laten hernoemen en de oudste logfile na 30 dagen te laten verwijderen.

IU01 - Inlezen UBL bestanden uit Windows map

Deze taak haalt UBL inkoopfacturen op uit een Windows map. Deze UBL facturen kunnen door de gebruikers in die map worden opgeslagen of eventueel via een ander geautomstiseerd proces in die map worden geplaatst.

Als deze taak bijvoorbeeld voor kantoortijd wordt uitgevoerd staan de UBL facturen gereed in KOMAS voor de gebruikers in 1204 Elektronisch binnengekomen facturen.

Opmerking: Hoewel deze manier niet met eVerbinding heeft te maken worden de bestanden toch in dezelfde omgeving geplaatst als de facturen die eventueel via eVerbinding binnenkomen. Dit om het voor de gebruikers eenvoudiger te maken.

IU02 - Inlezen SALES005 bestanden uit Windows map

Deze taak haalt SALES005 inkoopfacturen op uit een Windows map. De facturen in deze standaard kunnen door de gebruikers in die map worden opgeslagen of eventueel via een ander geautomstiseerd proces in die map worden geplaatst.

Als deze taak bijvoorbeeld voor kantoortijd wordt uitgevoerd staan de facturen gereed in KOMAS voor de gebruikers in 1204 Elektronisch binnengekomen facturen.

IU03 - Inlezen Veris bestanden uit Windows map

Deze taak haalt Veris inkoopfacturen op uit een Windows map. De facturen in deze standaard kunnen door de gebruikers in die map worden opgeslagen of eventueel via een ander geautomstiseerd proces in die map worden geplaatst.

Als deze taak bijvoorbeeld voor kantoortijd wordt uitgevoerd staan de facturen gereed in KOMAS voor de gebruikers in 1204 Elektronisch binnengekomen facturen.

LD01 - Ophalen serienummers bij Logistiek dienstverlener

Deze taak, ontwikkeld voor een importeur van geluidsapparatuur, haalt op gezette tijden bestanden op met serienummers van uitgeleverde artikelen.

ROB1 - Robotverwerking elektronische facturen

Deze taak kan ingesteld worden om de elektronisch binnengekomen facturen die daarvoor in aanmerking komen automatische te boeken, zodat dit niet meer door de gebruiker hoeft te worden gedaan.

WFL1 - Mail workflowacties uit wachtrij

Voor de gebruikers van de Workflow functionaliteit in KOMAS is het vanaf versie 8.5fa van KOMAS mogelijk om de mails die naar aanleiding van workflowacties aan gebruikers worden gestuurd in een wachtrij te laten plaatsen. Via deze achtergrondtaak kunnen dan de meldingen naar aanleiding van toegekende workflowacties op een gezette tijd in één mail aan de betrokken gebruiker worden gestuurd.

WFL2 - Mail geaccordeerde facturen uit wachtrij

Voor de gebruikers van de Workflow functionaliteit in KOMAS is het vanaf versie 8.5fa van KOMAS mogelijk om de mails die naar aanleiding van geaccordeerde facturen aan gebruikers worden gestuurd in een wachtrij te laten plaatsen. Via deze achtergrondtaak kunnen dan de meldingen naar aanleiding van geaccordeerde facturen op een gezette tijd in één mail aan de betrokken gebruiker worden gestuurd.

Exporteren Openposten t.b.v. TrustIT

Deze taak is ontwikkeld voor een specifieke klant en zal op gezette tijden een bestand met openstaande posten exporteren die dan in een extern pakket weer worden ingelezen.

Instellen achtergrond taak

Het instellen van een achtergrondtaak gaat op de volgende manier:

Actiecode

Maak een keuze uit de lijst met mogelijke achtergrondtaken.

Bedrijf

Geef aan voor welk bedrijfsnummer in KOMAS de taak ingesteld moet worden.

Nieuw

Gebruik de knop Nieuw om een nieuwe taak in te stellen.

Iedere taak kan meerdere keren worden aangemaakt. Op deze manier kan een taak meerdere keren per dag worden uitgevoerd.
Uiteraard is het aan de systeembeheerder om goed op te letten op de starttijden. Het is nutteloos om een taak op dezelfde dag meerdere keren op hetzelfde tijdstip uit te laten voeren.
Ook is het belangrijk om te weten dat het starten van achtergrondtaken in KOMAS maar 1 keer per 30 minuten wordt geactiveerd.

Tijd

Per dag kan een starttijd worden aangegeven. Het is niet verplicht om een taak elke dag uit te laten voeren. In dat geval kan de tijd leeg worden gelaten achter een dag.

Overzicht

Op het tabblad Overzicht wordt een overzicht getoond van alle op dat moment bekende achtergrondtaken.

Door op een regel in dit overzicht te dubbelklikken wordt de betreffende actie getoond op het tabblad Actie.

Logging

Er wordt logging bijgehouden van alle in de achtergrond uitgevoerde taken. Deze logging is te vinden 4158 Logging functionele gebeurtenissen.