Opbouwen bestanden

Met behulp van de functies die worden beschreven in dit hoofdstuk kunnen een aantal belangrijke stambestanden worden opgebouwd, die de basis vormen voor de administratie.

Rekeningschema

Met behulp van deze functie kan het rekeningschema worden opgebouwd en gemuteerd.

Rekeningnummer

De opbouw gebeurt op numerieke wijze. De gebruiker is vrij in de keuze om de nummers 1 t/m 999999 als rekeningnummer in te voeren.
Het wordt aanbevolen om geen voorloopnullen te gebruiken.
Wordt het nummer van een bestaand rekeningnummer ingevoerd, dan worden gegevens van dat rekeningnummer getoond, die eventueel kunnen worden gewijzigd door op de knop Wijzigen te worden klikken.
Wordt een niet bestaand nummer ingevoerd, dan kan door het klikken op de knop Nieuw een nieuwe rekening worden aangemaakt.

Een bestaande rekening kan alleen worden verwijderd indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Er zijn nog geen boekingen op de rekening gemaakt
• Er zijn geen nog te verwerken boekingen aanwezig

Afdeling

Het gebruik van afdelingen wordt binnen KOMAS nauwelijks meer gebruikt. Hiervoor in de plaats kan worden gewerkt met kostenplaatsen.
Aanbevolen wordt om hier standaard 0 te laten staan.

Omschrijving

Hier kan een korte, maar doeltreffende omschrijving c.q. begripsbepaling van de grootboekrekening worden gegeven.

Valutacode

Voor een grootboekrekening in vreemde valuta kan hier de valutacode worden opgegeven. Voor de rekeningen die gelden in de huisvaluta volstaat de standaardcode 0 (EUR).
Indien een grootboekrekening in vreemde valuta moet worden bijgehouden, dan dient die valuta aanwezig te zijn in de valutatabel (Zie Systeemdefinities => Muteren => 4503 Valutacodes).

Alleen financiële rekeningen als Kas, Bank en Giro kunnen in vreemde valuta worden bijgehouden. Is er eenmaal een valutacode aan een bepaalde rekening gekoppeld, dan kan deze niet meer gewijzigd worden.

Type

Hier wordt opgegeven wat het type van de rekening is.

Soort

Hier wordt de soort van de rekening opgegeven.

BTW-code

Hier kan worden gekozen welke BTW-code normaal gesproken geldt voor deze rekening. De hier opgegeven code zal dan worden voorgesteld bij de boekingenfuncties als deze rekening wordt gekozen. De BTW-code kan in die functies echter altijd worden aangepast.

Geheel fiscaal aftrekbaar

Hier wordt aangegeven of boekingen op deze grootboekrekening geheel of gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar zijn. Het is dus mogelijk om verschillende boekingen van fiscaal aftrekbare aard op een grootboekrekening te boeken. KOMAS zorgt zelf voor de verdere uitsplitsing. Hierdoor houdt u één kostenrekening.

Kostenplaats vereist

Dit veld is alleen beschikbaar als de extra optie voor de kostenplaatsen is aangeschaft.
Onder een kostenplaats wordt verstaan de verdere uitsplitsing van de kosten naar de door u te definiëren onderverdeling. Deze onderverdeling kunt u opgeven bij de functie Systeemdefinities => Muteren => 4507 Kostenplaatsen.
U geeft hier aan of de boekingen op deze grootboekrekening moeten worden uitgesplitst naar kostenplaats. Het is dus mogelijk om de verschillende boekingen van een kostensoort voor b.v. verschillende filialen, op één en dezelfde grootboekrekening te boeken.
Wanneer bij het boeken blijkt dat bij die grootboekrekening een kostenplaats vereist is, zal automatisch een zoeklijst verschijnen met alle kostenplaatsen die binnen dat bedrijf zijn gedefinieerd. Hieruit kan dan de juiste kostenplaats worden geselecteerd.
KOMAS zorgt zelf voor de verdere uitsplitsing. Hierdoor houdt u één kostenrekening en kunt u per kostenplaats een overzicht afdrukken.

Project vereist

Dit veld is alleen beschikbaar als de extra optie voor projecten is aangeschaft.
Onder een project wordt verstaan de verdere uitsplitsing van de kosten naar de door u te definiëren onderverdeling. Deze onderverdeling kunt u opgeven bij functie Systeemdefinities => Muteren => 4508 Projecten. U geeft hier aan of de boekingen op deze grootboekrekening moeten worden uitgesplitst naar project. Het is dus mogelijk om de verschillende boekingen van een kostensoort voor verschillende projecten, op één en dezelfde grootboekrekening te boeken. Wanneer bij het boeken blijkt dat bij die grootboekrekening een project vereist is, zal automatisch een zoeklijst verschijnen met alle projecten die binnen dat bedrijf zijn gedefinieerd. Hieruit kan dan het juiste project worden geselecteerd.
KOMAS zorgt zelf voor de verdere uitsplitsing. Hierdoor houdt u één kostenrekening en kunt u per project een overzicht afdrukken.

Referentie Inkoop vereist

Dit veld is alleen van belang als KOMAS is gekoppeld aan het KIMS pakket.
Door middel van dit veld geeft u aan dat u vanuit de financiële administratie wilt aangeven voor welke referentie een inkoopfactuur bestemd is. Alleen de grootboekrekeningen, waarvan u de bedragen wilt doorboeken naar een referentie in KIMS, moeten worden aangevinkt.

RGS code

De RGS code is een rubriek die halverwege 2015 is geintroduceerd in KOMAS en die verwijst naar een code in het Referentie Grootboek Schema zoals dat in Nederland is ontwikkeld door de overheid in samenwerking met accountants organisaties en de software-branche.

De RGS code kan worden geselecteerd uit de rubrieken op de tabbladen onder aan het scherm.
Afhankelijk van het rekeningtype zal het bijbehorende schema in de tabbladen worden getoond.

Begin bij het tabblad Hoofdgroep en selecteer daar de hoofdgroep waar de rekening in thuishoort.
Nadat een hoofdgroep is geselecteerd zal het tabblad Rubriek worden getoond. Daar kan dan weer de juiste rubriek worden gekozen, waarna het tabblad Rekening verschijnt. Daar kan weer de juiste rekening worden gekozen.
In sommige gevallen zal nog een extra tabblad Mutatie verschijnen, waar ook nog weer een keuze gemaakt kan worden.

De bijbehorende RGS code zal worden getoond en als de code compleet is zal de bijbehorende omschrijving uit het Referentie Grootboek Schema worden getoond.

Saldo gegevens

Op het scherm worden actuale saldo gegevens getoond. Echter, mutaties van nog niet verwerkte boekingen zijn niet in de saldo gegevens verwerkt.