Inhoudsopgave
De handleiding KOMAS/Windows is onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk behandelt een aantal samenhangende onderwerpen.
Externe interfaces
KOMAS kan ook met een aantal externe partijen communiceren. Hiertoe zijn er interfaces gebouwd tussen KOMAS en de betreffende externe partij. De mogelijkheden daarvan worden hieronder beschreven.
| eConnect |
| BTW aangifte via Digipoort |
| Speedbooks |
Configuratie WorkFlow vervolg
Met functie 4160 Beheren instellingen workflow kunnen nog meer zaken rond workflow's worden geconfigureerd.
Op het tabblad Drempels van deze functie kunnen drempelbedragen worden ingevoerd en kunnen aan deze drempelwaardes gebruikers worden gekoppeld. De gebruikers krijgen dan een workflowactie indien de inkoopfactuur de drempelwaarde te boven gaat.
Op het tabblad Combinatie kunnen combinaties van gebruikers worden gemaakt. Hiermee is mogelijk om een volgende gebruiker een workflowactie te geven nadat de genoemde gebruiker een workflowactie heeft voltooid. Eventueel kan hier nog een drempelwaarde worden opgegeven. Ligt het factuurbedrag onder de drempelwaarde, dan zal de "Opvolger" geen actie krijgen, ligt het bedrag boven de drempel, dan wel.
Het is mogelijk om zo een hele ketting te maken, maar hiermee moet wel goed over worden nagedacht.
Op het tabblad Configuratie van deze functie kan een gebruiker worden opgegeven die een mail ontvangt indien alle workflows voor een factuur afgehandeld zijn en de inkoopfactuur hierdoor betaalbaar is.
Verder zijn er nog diverse instellingen die kunnen worden aangevinkt:
| Nog niet verwerkte facturen tonen | In dit geval worden ook de facturen met een workflow actie getoond die nog niet zijn doorgeboekt met 1403 Boekingen |
| Niet akkoord, factuur niet verwerken | Deze instelling kan alleen worden gebruikt als ook de instelling hierboven aanstaat. Een factuur kan dan niet worden verwerkt met 1403 Boekingen voordat alle workflow acties voor de factuur akkoord zijn. |
| Mail aan gebruikers workflow | De gebruiker die een workflow actie voor een factuur toegekend krijgt zal hierover een mail ontvangen. |
| Mails over workflow in wachtrij zetten | De mails n.a.v. workflow acties worden in een wachtrij gezet. De mails worden dan verstuurd door achtergrond taak WFL1, die door de systeembeheerder kan worden ingesteld. |
| Workflow bij 1200 mogen aanpassen | Indien deze instelling aanstaat mag er bij 1200 INkoopfacturen en 1202 Elektronisch binnengekoen facturen worden afgeweken van de standaard instelling voor de workflow acties en kan een actie ook aan een andere gebruiker worden toegekend. |
Directieleden
Bij sommige bedrijven kunnen workflow-acties aan directieleden worden toegekend.
Op dit scherm kan worden aangegeven wie de directieleden zijn.
Logboek Workflow
KOMAS houdt een logboek bij van workflow acties, zodat de bedrijfsbeheerder kan nagaan wat er met een bepaalde workflow is gebeurd.
Op dit scherm zijn zeer veel filtermogelijkheden om zo gericht mogelijk te kunnen zoeken. De meest recente acties staan altijd bovenaan het scherm.
Uit te voeren Workflow acties
Met functie 4155 Uit te voeren workflow acties heeft de bedrijfsbeheerder de mogelijkheid om alle openstaande workflowacties te bekijken.
Met deze functie heeft hij of zij ook de mogelijkheid om nog niet uitgevoerde workflowacties te overrulen door ze alsnog uit te voeren. Dit kan handig zijn als een gebruiker die een workflowactie heeft plotseling ziek is geworden.
Indien een workflowactie wordt overruled door de bedrijfshebeerder zal dit worden vastgelegd in het logboek en bij de workflow van de betreffende factuur.
Vervolg configuratie WorkFlow
Er is nog iets meer te configureren voor de bedrijfsbeheerder. Lees dat op de volgende pagina.