Zelflerende boekingen

In KOMAS is functionaliteit ingebouwd om boekingen die gemaakt worden aan de hand van Elektronische Dagafschriften voor de gebruiker eenvoudiger te verwerken.

In de praktijk blijkt dat heel veel boekingen regelmatig terugkomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afrekening van pintransacties.

In KOMAS is intelligentie ingebouwd die bijhoudt hoe een bepaalde boeking in het verleden is geboekt. Een volgende, zelfde soort boeking, zal dan op dezelfde manier worden geboekt.
Dit betekent, dat de gebruiker in dat geval geen grootboekrekening meer hoeft op te geven en ook de omschrijving van de boeking zal op dezelfde manier worden gevuld.

Wanneer KOMAS een boeking tegenkomt waarvoor nog geen grootboekrekening kan worden bepaald zal er ook een tabel met sleutelwoorden worden gepresenteerd. Deze sleutelwoorden worden bepaald uit het elektronisch dagafschrift.

Samenstellen boeking met omschrijving

Er dient dan een grootboeknummer en een bijbehorende BTW code worden geselecteerd.
Vervolgens kan de omschrijving van de boeking worden samengesteld door te dubbelklikken op één of meer sleutelwoorden uit de lijst met sleutelwoorden.

De sleutelwoorden worden in volgorde van klikken in de omschrijving geplaatst, gescheiden door een spatie.

Het is belangrijk dat als eerste sleutelwoord een gegeven wordt gekozen dat bij dit soort boekingen vast is. In onderstaand voorbeeld is dit het sleutelwoord Bedrijfsambassadeurs, maar dit kan ook iets zijn als Pinbetalingen.

Op het moment dat de boeking nu wordt opgeslagen zal KOMAS ook in een zogenaamd sjabloon vastleggen hoe deze boeking is samengesteld.

De volgende gegevens worden vastgelegd:

• Tegenrekening van de betaling
• Eerste sleutelwoord uit de omschrijving
• Grootboekrekening waarop wordt geboekt
• BTW code gebruikt voor de boeking
• Verwijzing naar de volgende sleutelwoorden in de omschrijving

Volgende soortgelijke boeking

Wanneer KOMAS een volgende boeking tegenkomt zal het programma bepalen of er voor deze tegenrekening met één van de sleutelwoorden uit de lijst met sleutelwoorden een sjabloon is vastgelegd.

Als dit het geval is zal KOMAS zelf de boekingsregel invullen volgens het opgehaalde sjabloon.

Dit betekent, dat de omschrijvingregel wordt opgebouwd zoals dat eerder is vastgelegd. Aangezien er een verwijzing naar gegevens uit de sleutelwoordenlijst is vastgelegd in het sjabloon worden de variabele gegevens uit de sleutelwoordenlijst in de omschrijving geplaatst. Hierdoor wordt dus altijd de juiste datum of de juiste periode vermeld in de omschrijving.

Aanpassen sjabloon

Mocht een sjabloon toch niet aan de wensen voldoen, of men wil in het vervolg op een andere grootboekrekening boeken, dan kan de boeking altijd worden aangepast.
Achter de schermen zal het sjabloon dan worden aangepast, zodat de volgende keer het nieuwe sjabloon wordt gebruikt.

Onbeperkt aantal sjabloons

Er kan een onbeperkt aantal sjabloons worden bijgehouden door KOMAS.
Het is wel belangrijk dat het sleutelwoord, dat het best aangeeft waarover de boeking gaat, als eerste voorkomt in de omschrijving.
Gebruik geen variabel gegeven als eerste in de omschrijvingregel, want dan zal KOMAS het sjabloon niet kunnen terugvinden.