Communicatie tussen KOMAS en eConnect

KOMAS kan elektronische verkoopfacturen in het gestandaardiseerde UBL formaat aanmaken (met KOMAS/Factuur) en inlezen met de functie 1202 Inkoopfacturen UBL.

Door een inkoopfactuur elektronisch te ontvangen kan een heleboel overtik werk worden voorkomen, waardoor het inboeken van de factuur veel sneller gaat. Daarnaast zullen in KOMAS ook de nodige kenmerken van de factuur worden opgeslagen, zodat een volgende, vergelijkbare factuur nog sneller kan worden ingevoerd.

In Nederland worden heel wat facturen al als PDF verstuurd, hoewel het versturen en ontvangen van UBL facturen in Nederland ook toeneemt.

Er zijn ook nog de scan/herken oplossingen die PDF facturen omzetten naar elektronische facturen.

In KOMAS versie 8.1 is de mogelijkheid geïntroduceerd om vanuit KOMAS direct te communiceren met eConnect.

eConnect biedt een oplossing die het mogelijk maakt om elektronische facturen uit te wisselen tussen boekhoudprogramma's onderling. Hiervoor wordt de gestandaardiseerde UBL factuur gebruikt.

Maar eConnect biedt nog meer. Het is bij eConnect mogelijk een (gescande) PDF factuur om te laten zetten naar een UBL factuur (scan/herken). Vervolgens wordt deze factuur dan klaargezet op het systeem van eConnect om later door het boekhoudprogramma (zoals KOMAS) te worden opgehaald.

In KOMAS zit een functie 1204 Elektronisch binnengekomen facturen, waarmee het mogelijk is om facturen die voor het bedrijf klaarstaan bij eConnect op te halen en als UBL factuur in KOMAS te verwerken.

Door op een van de regels met ontvangen facturen te dubbelklikken of een factuur op het scherm te selecteren en op Verwerken te klikken wordt het functie 1202 Elektronische facturen geopend, waarmee de factuur kan worden geboekt.

In de ontvangen UBL factuur zit ook de originele PDF van de factuur opgesloten. Deze PDF zal als referentie automatisch worden geopend op het scherm.

De PDF zal ook in de database van KOMAS worden opgeslagen. Deze kan dan later, indien men wat wil nazoeken over de factuur, weer worden opgeroepen en geopend.

Robotverwerking

In de praktijk blijken veel regelmatig terugkerende inkoopfacturen binnen te komen. Voor deze facturen biedt KOMAS de mogelijkheid om de facturen via een factuurrobot te laten boeken. De factuurrobot heeft dan geleerd op welke manier de factuur geboekt moet worden en zal een volgende factuur automatisch op dezelfde manier boeken.

Ook in de combinatie met KIMS en SIMS is de factuurrobot in te zetten. Aangezien in KIMS en SIMS een bestelling wordt vastgelegd inclusief de bestelde artikelen kan de factuurrobot bij binnenkomst van een inkoopfactuur bepalen of de bestelde artikelen voor de bestelde prijs zijn geleverd.
Als dit het geval is dan kan de factuurrobot ook deze factuur automatisc boeken.

Voordat de factuurrobot kan worden gebruikt moet de gebruiker aangeven of de factuurrobot voor een bepaalde crediteur mag worden gebruikt. KOMAS zal dan zelf bepalen of de factuurrobot kan worden gebruikt voor een factuur a.h.v. van bepaalde eerder geleerde citeria.