Achtergrondtaken

Met de nieuwe functie 4191 Instellen achtergrondjobs is het voor de systeembeheerder mogelijk om een of meer achtergrondtaken in te stellen die dan op ingestelde tijden worden uitgevoerd.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om in de nachtelijke uren de gegevens van eVerbinding op te halen. De medewerkers die de inkoopfacturen die via eVerbinding binnenkomen boeken kunnen dan direct aan de slag.

BTW aangifte in ander land

In de doelgroep van KOMAS gebruikers zitten een aantal bedrijven die ook goederen en/of diensten leveren een particulieren in een ander EU land.

Indien deze handel grote vormen aanneemt is het bedrijf verplicht om BTW aangifte in dat andere land te doen.
Hiertoe zijn nu in KOMAS de nodige voorzieningen ingebouwd.

Functionaliteit KOMAS/Workflow uitgebreid

In een grotere organisatie bestaat vaak de behoefte dat één of meerdere personen inkoopfacturen goedkeuren voordat deze betaald kunnen worden. Een inkoopfactuur komt dan in een workflow terecht.

KOMAS heeft al enige jaren een optie waarmee het workflow traject in de administratie kan worden gevolgd en waarbij alle stappen die een factuur in de workflow neemt worden vastgelegd.

Naar aanleiding van ervaringen en suggesties van gebruikers is de functionaliteit van deze optie aanzienlijk uitgebreid. Vanaf versie 8.1h zijn er allerlei nieuwe mogelijkheden toegevoegd.

Zie voor meer informatie de pagina Workflows.

Communicatie tussen KOMAS en eVerbinding

Vanaf versie 8.0 kan KOMAS al elektronische verkoopfacturen in het gestandaardiseerde UBL formaat aanmaken (met KOMAS/Factuur) en inlezen met de functie 1202 Inkoopfacturen UBL.

Door een inkoopfactuur elektronisch te ontvangen kan een heleboel overtik werk worden voorkomen, waardoor het inboeken van de factuur veel sneller gaat. Daarnaast zullen in KOMAS ook de nodige kenmerken van de factuur worden opgeslagen, zodat een volgende, vergelijkbare factuur nog sneller kan worden ingevoerd.

In Nederland worden heel wat facturen al als PDF verstuurd, maar het versturen en ontvangen van UBL facturen staat in Nederland nog in de kinderschoenen.

Daarom zijn er ook nog de scan/herken oplossingen die PDF facturen omzetten naar elektronische facturen.

In KOMAS versie 8.1 wordt de mogelijkheid geïntroduceerd om vanuit KOMAS direct te communiceren met eVerbinding.

eVerbinding biedt een oplossing die het mogelijk maakt om elektronische facturen uit te wisselen tussen boekhoudprogramma’s onderling. Hiervoor wordt de gestandaardiseerde UBL factuur gebruikt.

Maar eVerbinding biedt nog meer. Het is bij eVerbinding mogelijk een (gescande) PDF factuur om te laten zetten naar een UBL factuur (scan/herken). Vervolgens wordt deze factuur dan klaargezet op het systeem van eVerbinding om later door het boekhoudprogramma (zoals KOMAS) te worden opgehaald.

In KOMAS zit een functie 1204 Inkoopfacturen eVerbinding, waarmee het mogelijk is om facturen die voor het bedrijf klaarstaan bij eVerbinding op te halen en als UBL factuur in KOMAS te verwerken.

Door op een van de regels met ontvangen facturen te klikken en op Verwerken te drukken wordt het functie 1204 Inkoopfacturen UBL geopend, waarmee de factuur kan worden geboekt.

In de ontvangen UBL factuur zit ook de originele PDF van de factuur opgesloten. Deze PDF zal als referentie automatisch worden geopend op het scherm.

De PDF zal ook in de database van KOMAS worden opgeslagen. Deze kan dan later, indien men wat wil nazoeken over de factuur, weer worden opgeroepen en geopend.

Overgaan naar verwerking elektronische facturen

Om gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid om elektronische facturen in te lezen dient de KOMAS optie UBL te worden aangeschaft. Ook dient een account te worden aangemaakt bij eVerbinding. Dit kan via deze link.

Als onderdeel van de registratie bij eVerbinding moet een softwarekoppeling worden aangemaakt. Kies daarbij voor KOMAS.
U krijgt dan een drietal codes, die in KOMAS bij de functie 4113 Bedrijfsgegevens op het tabblad Digipoort moeten worden ingevuld onder het kopje eVerbinding.
Vanaf dat moment kunnen berichten met eVerbinding worden uitgewisseld.