Workflow inkoopfacturen
In een grotere organisatie bestaat vaak de behoefte dat één of meerdere personen inkoopfacturen goedkeuren voordat deze betaald kunnen worden. Een inkoopfactuur komt dan in een workflow terecht.
Deze workflow zou kunnen worden afgelegd voordat de factuur wordt geboekt, buiten het systeem om.
In KOMAS kan het workflow traject echter in de administratie worden gevolgd en worden alle stappen die een factuur in de workflow neemt vastgelegd.
KOMAS/Workflow
De optie KOMAS/Workflow ondertsteunt het traject van een workflow die een inkoopfactuur moet doorlopen voordat de factuur kan worden betaald.
Er kunnen, afhankelijk van wie de factuur komt en wat het factuurbedrag is, workflow acties voor
één of meerdere personen worden toegekend.
Deze personen moeten hun (digitale) goedkeuring geven, voordat de factuur kan worden betaald.
Om goed met deze functionaliteit te kunnen omgaan is het wel aan te bevelen, dat inkoopfacturen in KOMAS digitaal worden opgeslagen. Ook dit wordt door KOMAS ondersteund.
Samenwerking
Sinds 1991 werkt Nicogram nauw samen met Simar Automatisering BV te Amsterdam.
Bij hun producten KIMS en SIMS kan KOMAS worden geleverd als boekhoudprogramma, waarbij een directe koppeling bestaat tussen KIMS/SIMS en KOMAS.
Voor het digitaal opslaan van inkoopfacturen kan ook gebruik worden gemaakt van het Simar product DIMS (Lite). Ook hier is er een directe koppeling met KOMAS.
KOMAS/Workflow
KOMAS/Worflow is een uitbreiding van KOMAS die als optie verkrijgbaar is.
Indien deze optie wordt geactiveerd zal nieuwe functionaliteit beschikbaar komen en zullen op sommige scherm nieuwe rubrieken verschijnen.
Om goed met KOMAS/Workflow te kunnen werken is het aan te bevelen om de inkoopfacturen digitaal in KOMAS of DIMS van Simar op te slaan.
Veel inkoopfacturen worden heden ten dage al in PDF formaat toegestuurd, andere facturen kunnen worden gescand om dan in PDF formaat te kunnen worden opgeslagen.
Toekennen gebruikers voor workflow
Gebruikers die workflow acties van KOMAS kunnen gaan ontvangen dienen wel toegang te hebben tot KOMAS.
Er kunnen op diverse manieren regels worden vastgelegd om workflow acties te koppelen aan gebruikers.
- Op basis van het relatienummer van de crediteur
- Op basis van het grootboeknummer waarop wordt geboekt
- Op basis van het factuurbedrag
- Tijdens het boeken van de factuur op initiatief van de boeker
Het is ook mogelijk om gebruikers te koppelen. Indien de eerste gebruiker een workflow actie heeft afgerond kan daarna een volgende gebruiker een workflow actie krijgen voor dezelfde factuur.
Voorbeeld: De eerst worklow actie gaat naar een magazijnchef, die moet controleren of alle artikelen die zijn gefactureerd ook daadwerkelijk zijn geleverd. Gaat de magazijnchef akkoord, dan kan een workflow actie worden toegekend aan iemand van de afdeling inkoop om te bepalen of de juiste prijzen zijn berekend.
Pas nadat alle workflow acties voor een factuur zijn afgerond zal een factuur betaalbaar worden gesteld.
Afhandelen workflow acties
Iedere gebruiker die workflow acties krijgt toegekend kan hiervan een mail ontvangen. Ook worden er meldingen gemaakt op het menuscherm van Kims over toegekende workflow acties.
Er is in KOMAS een functie beschikbaar waarmee de gebruiker die workflow acties heeft een lijst met acties kan zien.
Door te dubbelklikken in de kolom PDF achter de factuur wordt de PDF van de factuur getoond.
Op basis daarvan kan de workflow eventueel worden goedgekeurd. Dit kan gebeuren door een vinkje te zetten
in de kolom Sel en vervolgens op de knop Verwerken te klikken.
Eventueel kan ook nog een memo bij de factuur worden vastgelegd door in de kolom Memo achter de factuur te dubbelklikken. Op die manier kan ook een eerder door iemand anders vastgelegd memo worden bekeken.
Op het moment dat een workflow actie door een gebruiker is goedgekeurd zal worden bepaald of hierna
nog iemand anders een actie voor dezelfde factuur moet krijgen.
Is dat het geval, dan zal de actie worden toegekend aan de nieuwe gebruiker en zal de factuur nog niet betaalbaar zijn.
Is er geen nieuwe gebruiker, dan zal de factuur hiernaa betaalbaar worden gesteld. Er zal dan (indien ingesteld) een mail
naar een gebruiker van de crediteurenadministratie worden gestuurd die daarvan melding maakt.