Aanmaningen

Aan debiteuren die niet binnen de afgesproken termijn hun factuur betalen kan via KOMAS een aanmaning worden gestuurd. Deze aanmaning kan worden afgedrukt om als brief te versturen, maar kan ook via email worden verstuurd.

Tekstbestanden

Voor de lay-out van de maning worden in KOMAS een drietal tekstbestanden gebruikt. Afhankelijk van de aard van de maning kunnen andere tekstbestanden worden gebruikt.
Een tekstbestand kan met functie 4521 Aanmaken tekstbestanden worden aangepast aan de wensen.

ManingK.TXT

In dit bestand wordt de plaats van de kop bepaald. Dit is afhankelijk van het gebruikte briefpapier.
Er zijn een aantal variabele velden, die door een code in het tekstbestand worden aangegeven:

$N	Naam van geadresseerde
$C	Contactpersoon
$A	Adres
$W	Postcode en Plaats
$L	Land (indien niet Nederland)
$D	Datum van de aanmaning
$R	Debiteurnummer
$F	Faxnummer

Achter een code kan in 2 posities de maximale lengte van een rubriek worden opgegeven.

Maning1.TXT

In het bestand Maning1 staat de aanhef die bovenaan de aanmaning wordt afgedrukt.
Na de aanhef wordt door KOMAS een opsomming van het aantal openstaande facturen afgedrukt.

Let op! Aan de hand van de eerste positie op de eerste (niet lege) regel van de tekst in dit bestand wordt de linkermarge van het overzicht bepaald. Hiermee kan dus met het overzicht worden geschoven om het netjes op papier te krijgen.

Maning2.TXT

In het bestand Maning2 staan de eindregels de aanmaning. Hier kunt u uw debiteur bijvoorbeeld aangeven hoe zijn facturen betaald kunnen worden of wat eventueel de consequenties zijn van niet betalen.

Overige selectievelden

Naast de tekstbestanden kunnen nog andere velden op het scherm worden ingevuld.

Peildatum

De peildatum is de datum die wordt gebruikt bij de selectie van de openstaande posten. Posten jonger dan de peildatum worden niet meegenomen bij de selectie.
Indien geen peildatum wordt opgegeven zal het aantal kredietdagen dat bij de relatie is opgegeven als peildatum worden gebruikt om voor die relatie te bepalen of er een aanmaning verstuurd moet worden.
Indien er minimaal één factuur is die niet binnen de gestelde termijn is betaald zal er een aanmaning worden afgedrukt. Op dit overzicht zullen dan ook facturen worden afgedrukt die nog openstaan, maar waarvan de betalingstermijn nog niet is verstreken.

Alleen die met email

Als dit veld wordt aangevinkt dan worden alleen die relaties geselecteerd waarvan een email adres bekend is.

Mag via mail versturen

Indien dit veld is aangevinkt dan worden aanmaningen aan debieteuren met een emailadres via email verstuurd. Aanmaningen aan andere relaties worden afgedrukt op de geselecteerde printer.

Groepen

Op het tabblad Groepen kunnen groepen relaties worden aangegeven die kunnen worden geselecteerd. Wilt u alle groepen selecteren, dan kan de knop J worden gebruikt.

Selectie

Op het tabblad Selectie worden alle debiteuren getoond met openstaande posten die in aanmerking komen voor een aanmaning. Hier kan worden geselecteerd welke debiteur daadwerkelijk een aanmaning moet krijgen.

Printen

Druk op de knop Printen om een printer te kunnen kiezen om de aanmaningen te laten afdrukken.

Let op! Indien er voor is gekozen om aanmaningen via email te versturen is het niet nodig om hier de 'printer' Email te kiezen. Van de aanmaningen die via email kunnen worden verstuurd wordt niets afgedrukt. De printer kies je alleen voor de aanmaningen die niet via mail kunnen worden verstuurd.

Voorbeeld Aanmaning

Onderstaand een voorbeeld van een via mail verstuurde maning:

Automatisch memo

Nadat een aanmaning is gemaakt wordt in KOMAS bij de relatie automatisch een memo geregistreerd waarin wat kenmerken over de aanmaning staan: